Pour récupérer, sur la plateforme Hiveo, les documents légaux, complémentaires ou relation, que vous demandez à vos fournisseurs, ces-derniers doivent être invité et avoir créé leur compte.
Avant toute chose, il est important de les informer que vous utilisez maintenant la plateforme Hiveo pour la collecte documentaire 💬
Retrouvez sur cet article :
L'importance de la communication
Si vous devez toujours prévenir une société avant de l'inviter sur Hiveo, cela s'applique particulièrement lorsque vous démarrez et qu'il vous faut inviter tous les fournisseurs avec lesquels vous êtes sous contrat pour un montant d'au moins 5 000€.
🙋♂️🙋♀️ Pour cela l'équipe Hiveo met à votre disposition un kit de déploiement avec :
👉Un courrier type à adresser à votre base de fournisseurs sous contrat et à envoyer en amont des invitations email
👉Un modèle de disposition particulière au contrat pour informer vos fournisseurs que les documents sont gérés sur la plateforme Hiveo
N'hésitez pas à nous faire la demande pour recevoir ce kit. 😉
Que contient ce courriel ?
Ce courrier type a plusieurs vocations :
👉 On y inscrit la liste des documents que vous nous avez demandés de collecter.
👉 Le courrier précise que la plateforme Hiveo est gratuite pour les sociétés que vous invitez. Nous en parlons ici également : Est-ce qu'un fournisseur paye pour accéder à la plateforme ?
👉 La date à laquelle vous allez faire partir les invitations Hiveo.
👉 La date avant laquelle vous souhaitez que les dossiers soient à jour.
Pourquoi faire partir ce courriel ?📄
Pour s'assurer que l'invitation que vous allez faire parvenir à la société invitée ne soit pas supprimer avant même d'être ouverte ("Hiveo, qu'est-ce que c'est?") et pour donner du contexte à votre démarche nous vous recommandons vivement d'informer en amont vos fournisseurs de votre passage sur Hiveo.
Et ensuite ?
Une fois vos fournisseurs informés de la nouvelle procédure en place pour la gestion documentaire, vous pouvez les inviter - unitairement ou massivement.
Dès que leur compte est validé, Hiveo pourra également relancer automatiquement vos fournisseurs pour qu'ils mettent à jour leur dossier !
Si certains de vos fournisseurs possèdent déjà un compte sur Attestation Légale ou Actradis, pas besoin pour eux de mettre de nouveau en ligne leurs documents, car nous sommes synchronisés directement avec cette plateforme.
Pour inviter un nouveau contact sur un SIRET fournisseur existant, nous vous détaillons la marche à suivre dans l'article Ajouter un contact fournisseur.