Invitez vos fournisseurs sur la plateforme Hiveo afin qu'ils mettent en ligne les documents légaux nécessaires à votre relation commerciale.

L'invitation unitaire

L'option Inviter un fournisseur vous permet d'inviter unitairement des fournisseurs. C'est l'option à privilégier lorsque vous souhaitez inviter 1 ou 2 fournisseurs. 

Choisissez la société invitante et entrez le SIRET de la société que vous souhaitez inviter sur la plateforme. 

Indiquez ensuite le prénom, nom et adresse email de votre contact. Cliquez sur Ajouter le contact, avant de faire Envoyer.

L'invitation en masse 

Optez pour l'invitation en masse dĂšs que vous avez une liste de plusieurs fournisseurs Ă  inviter, comme cela sera le cas oĂč moment de l'ouverture de votre compte par exemple. 

Depuis l'onglet Fournisseurs sur votre tableau de bord, cliquez sur Inviter mes fournisseurs en masse pour mettre en ligne une liste des fournisseurs à inviter. 

Cliquez sur tĂ©lĂ©charger un modĂšle pour rĂ©cupĂ©rer notre document type Ă  complĂ©ter. Il va ĂȘtre impĂ©ratif de remplir au minimum :

  • La colonne A avec le code du pays oĂč est situĂ© votre fournisseur (Invited organisation country)
  • La colonne B avec le SIRET du fournisseur (Invited organisation national ID) 
  • La colonne H avec l'email d'un contact (Guest email). 

Les autres colonnes listées ci-dessous ne sont obligatoires mais voici leur définition :

  • La colonne C correspond Ă  la raison sociale de l'Ă©tablissement invitĂ©. Il n'est pas nĂ©cessaire de remplir cette colonne, car nous rĂ©cupĂ©rons cette information auprĂšs de notre partenaire InfolĂ©gale, en mĂȘme temps que nous vĂ©rifions que le SIRET existe et correspond Ă  un Ă©tablissement actif.
  • La colonne D correspond Ă  votre code interne et est particuliĂšrement pertinent pour vous permettre ensuite de faire une recherche sur un code fournisseur plutĂŽt que sur le SIRET ou la raison sociale de celui-ci.
  • Dans la colonne E vous pouvez ajouter des catĂ©gories afin de classer vos fournisseurs et sous-traitants. Nous vous donnons plus d'informations sur la catĂ©gorisation des sociĂ©tĂ©s dans notre article dĂ©diĂ© ici.
  • En colonne F vous pouvez ajouter le prĂ©nom du contact invitĂ© et en colonne G, son nom de famille. ❗Attention Ă  bien appliquer une information par colonne, car ces informations servent ensuite Ă  prĂ©-remplir la fiche du contact
  • Dans la colonne I vous pouvez prĂ©ciser la fonction du contact. ❗Attention, si vous voulez remplir cette colonne, les fonctions doivent ĂȘtre exactement les mĂȘmes que celles listĂ©es dans l'onglet Documentation
  • Enfin en colonne J vous pouvez ajouter le numĂ©ro de tĂ©lĂ©phone du contact

Si vous avez plusieurs contacts pour une entreprise, dédiez une ligne par contact en répétant le reste des informations. 

Une fois votre document complété, enregistrez-le en format .csv, pour cela allez dans Fichier/Enregistrer sous et choisissez fichier CSV (séparateur point-virgule).

Cliquez ensuite sur Parcourir pour charger votre fichier complété sur la plateforme. 

A réception du rapport de génération des invitations, vous pouvez consulter notre article dédié pour comprendre les messages qui peuvent s'afficher. 

❗Attention, si vous n'avez pas une gestion centralisĂ©e de vos fournisseurs, c'est-Ă -dire que vos fournisseurs sont associĂ©s Ă  des Ă©tablissements diffĂ©rents chez vous, vous devez crĂ©er une liste de fournisseurs par Ă©tablissement.
 

Inviter un nouveau contact sur un SIRET existant

Pour inviter un nouveau contact chez un fournisseur déjà présent sur la plateforme, vous pouvez cliquer sur le bouton "Ajouter un contact" en pied de fiche fournisseur, comme illustré dans l'article Ajouter un contact fournisseur.


Nous reprenons toutes ces étapes en vidéo
N'hĂ©sitez pas Ă  y jeter un coup d'oeil ! 👀👇

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