Invitez vos fournisseurs sur la plateforme Hiveo afin qu'ils mettent en ligne les documents légaux nécessaires à votre relation commerciale. 👇
Retrouvez sur cet article :
L'invitation unitaire
L'option "Inviter un fournisseur" vous permet d'inviter unitairement des fournisseurs. C'est l'option à privilégier lorsque vous souhaitez inviter 1 ou 2 fournisseurs.
Choisissez la "société invitante" et entrez le SIRET de la société que vous souhaitez inviter sur la plateforme. 👇
Indiquez ensuite le prénom, nom et adresse email de votre contact.
Cliquez sur "Ajouter le contact", avant de faire "Envoyer". 👇
L'invitation en masse
Optez pour l'invitation en masse dès que vous avez une liste de plusieurs fournisseurs à inviter, comme cela sera le cas où moment de l'ouverture de votre compte par exemple.
Depuis l'onglet Fournisseurs sur votre tableau de bord, cliquez sur "Inviter mes fournisseurs en masse" pour mettre en ligne une liste des fournisseurs à inviter.
Cliquez sur "télécharger un modèle" pour récupérer notre document type à compléter.
❗Il va être impératif de remplir au minimum :
Libellé de la colonne | Intention de la colonne |
Colonne A | 👉 Vous pouvez la remplir avec le code du pays où est situé votre fournisseur.(Invited organisation country) |
Colone B | 👉 Vous pouvez la remplir avec le SIRET du fournisseur. (Invited organisation national ID) |
Colonne H | 👉 Vous pouvez la remplir avec l'email d'un contact. (Guest email) |
Les autres colonnes listées ci-dessous ne sont pas obligatoires mais voici leurs définitions :
Libellé de la colonne | Intention de la colonne |
Colonne C | 👉 Correspond à la raison sociale de l'établissement invité. Il n'est pas nécessaire de remplir cette colonne, car nous récupérons cette information auprès de notre partenaire Info légale, en même temps que nous vérifions que le SIRET existe et correspond à un établissement actif. |
Colonne D | 👉 Correspond à votre code interne et est particulièrement pertinent pour vous permettre ensuite de faire une recherche sur un code fournisseur plutôt que sur le SIRET ou la raison sociale de celui-ci. |
Colonne E | 👉 Vous pouvez ajouter des catégories afin de classer vos fournisseurs et sous-traitants. Nous vous donnons plus d'informations sur la catégorisation des sociétés dans notre article dédié ici. |
Colonne F | 👉 Vous pouvez ajouter le prénom du contact invité. |
Colonne G | 👉 Vous pouvez aouter le nom de famille du contact invité. ❗️Attention à bien appliquer une information par colonne, car ces informations servent ensuite à préremplir la fiche du contact |
Colonne I | 👉 Vous pouvez préciser la fonction du contact invité. ❗️Attention, si vous voulez remplir cette colonne, les fonctions doivent être exactement les mêmes que celles listées dans l'onglet Documentation |
Colonne J | 👉 Vous pouvez ajouter le numéro de téléphone du contact invité. Si vous avez plusieurs contacts pour une entreprise, dédiez une ligne par contact en répétant le reste des informations. |
👉 Une fois votre document complété, enregistrez-le en format .csv, pour cela allez dans Fichier/Enregistrer sous et choisissez fichier CSV (séparateur point-virgule).
👉 Depuis Microsoft Excel, avant d'enregistrer votre fichier en CSV, passez par Données / Convertir, afin de convertir la colonne des SIRETs et ainsi éviter que, lors de l'enregistrement la colonne de nombre ne soit modifiée.
👉 Cliquez ensuite sur "Parcourir" pour charger votre fichier complété sur la plateforme.
👉 A réception du rapport de génération des invitations, vous pouvez consulter notre article dédié pour comprendre les messages qui peuvent s'afficher.
❗️Attention, si vous n'avez pas une gestion centralisée de vos fournisseurs, c'est-à-dire que vos fournisseurs sont associés à des établissements différents chez vous, vous devez créer une liste de fournisseurs par établissement.
Inviter un nouveau contact sur un SIRET existant
Pour inviter un nouveau contact chez un fournisseur déjà présent sur la plateforme, vous pouvez cliquer sur le bouton "Ajouter un contact" en pied de fiche fournisseur, comme illustré dans l'article Ajouter un contact fournisseur.
Nous reprenons toutes ces étapes en vidéo
N'hésitez pas à y jeter un coup d'oeil ! 👀👇
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Merci ! 😊