Inviter des fournisseurs đŸ‘šâ€đŸ’»
Quelles sont les démarches à suivre pour inviter un ou plusieurs établissement(s) fournisseur sur la plateforme Hiveo ?
Mis Ă  jour il y a plus d'une semaine

Invitez vos fournisseurs sur la plateforme Hiveo afin qu'ils mettent en ligne les documents lĂ©gaux nĂ©cessaires Ă  votre relation commerciale. 👇


Retrouvez sur cet article :


L'invitation unitaire

L'option "Inviter un fournisseur" vous permet d'inviter unitairement des fournisseurs. C'est l'option à privilégier lorsque vous souhaitez inviter 1 ou 2 fournisseurs. 

Choisissez la "sociĂ©tĂ© invitante" et entrez le SIRET de la sociĂ©tĂ© que vous souhaitez inviter sur la plateforme. 👇

Indiquez ensuite le prénom, nom et adresse email de votre contact.

Cliquez sur "Ajouter le contact", avant de faire "Envoyer". 👇


L'invitation en masse 

Optez pour l'invitation en masse dĂšs que vous avez une liste de plusieurs fournisseurs Ă  inviter, comme cela sera le cas oĂč moment de l'ouverture de votre compte par exemple. 

Depuis l'onglet Fournisseurs sur votre tableau de bord, cliquez sur "Inviter mes fournisseurs en masse" pour mettre en ligne une liste des fournisseurs à inviter. 

Cliquez sur "télécharger un modÚle" pour récupérer notre document type à compléter.

❗Il va ĂȘtre impĂ©ratif de remplir au minimum :

Libellé de la colonne

Intention de la colonne

Colonne A

👉 Vous pouvez la remplir avec le code du pays oĂč est situĂ© votre fournisseur.(Invited organisation country)

Colone B

👉 Vous pouvez la remplir avec le SIRET du fournisseur.

(Invited organisation national ID)

Colonne H

👉 Vous pouvez la remplir avec l'email d'un contact.

(Guest email)

Les autres colonnes listées ci-dessous ne sont pas obligatoires mais voici leurs définitions :

Libellé de la colonne

Intention de la colonne

Colonne C

👉 Correspond Ă  la raison sociale de l'Ă©tablissement invitĂ©.

Il n'est pas nĂ©cessaire de remplir cette colonne, car nous rĂ©cupĂ©rons cette information auprĂšs de notre partenaire Info lĂ©gale, en mĂȘme temps que nous vĂ©rifions que le SIRET existe et correspond Ă  un Ă©tablissement actif.

Colonne D

👉 Correspond à votre code interne et est particuliùrement pertinent pour vous permettre ensuite de faire une recherche sur un code fournisseur plutît que sur le SIRET ou la raison sociale de celui-ci.

Colonne E

👉 Vous pouvez ajouter des catĂ©gories afin de classer vos fournisseurs et sous-traitants. Nous vous donnons plus d'informations sur la catĂ©gorisation des sociĂ©tĂ©s dans notre article dĂ©diĂ© ici.

Colonne F

👉 Vous pouvez ajouter le prĂ©nom du contact invitĂ©.

Colonne G

👉 Vous pouvez aouter le nom de famille du contact invitĂ©.

❗Attention Ă  bien appliquer une information par colonne, car ces informations servent ensuite Ă  prĂ©remplir la fiche du contact

Colonne I

👉 Vous pouvez prĂ©ciser la fonction du contact invitĂ©.

❗Attention, si vous voulez remplir cette colonne, les fonctions doivent ĂȘtre exactement les mĂȘmes que celles listĂ©es dans l'onglet Documentation

Colonne J

👉 Vous pouvez ajouter le numĂ©ro de tĂ©lĂ©phone du contact invitĂ©.

Si vous avez plusieurs contacts pour une entreprise, dédiez une ligne par contact en répétant le reste des informations.

👉 Une fois votre document complĂ©tĂ©, enregistrez-le en format .csv, pour cela allez dans Fichier/Enregistrer sous et choisissez fichier CSV (sĂ©parateur point-virgule).

👉 Depuis Microsoft Excel, avant d'enregistrer votre fichier en CSV, passez par DonnĂ©es / Convertir, afin de convertir la colonne des SIRETs et ainsi Ă©viter que, lors de l'enregistrement la colonne de nombre ne soit modifiĂ©e.

👉 Cliquez ensuite sur "Parcourir" pour charger votre fichier complĂ©tĂ© sur la plateforme. 

👉 A rĂ©ception du rapport de gĂ©nĂ©ration des invitations, vous pouvez consulter notre article dĂ©diĂ© pour comprendre les messages qui peuvent s'afficher. 

❗Attention, si vous n'avez pas une gestion centralisĂ©e de vos fournisseurs, c'est-Ă -dire que vos fournisseurs sont associĂ©s Ă  des Ă©tablissements diffĂ©rents chez vous, vous devez crĂ©er une liste de fournisseurs par Ă©tablissement.
 


Inviter un nouveau contact sur un SIRET existant

Pour inviter un nouveau contact chez un fournisseur déjà présent sur la plateforme, vous pouvez cliquer sur le bouton "Ajouter un contact" en pied de fiche fournisseur, comme illustré dans l'article Ajouter un contact fournisseur.


Nous reprenons toutes ces étapes en vidéo
N'hĂ©sitez pas Ă  y jeter un coup d'oeil ! 👀👇

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