Pour répondre à l'obligation de vigilance imposée aux donneurs d'ordre et pour centraliser les attestations de leur fournisseurs, la plateforme Hiveo collecte, pour eux, plusieurs types de documents.
Retrouvez dans cet article :
Quels documents sont gérés par la plateforme ?
Hiveo gère trois types de document : les documents légaux, les documents complémentaires et les documents relationnels.
Les documents légaux
Les documents légaux font partis des trois types de documents obligatoires pour un donneur d'ordre afin de respecter son obligation de vigilance.
Ces derniers regroupent :
👉 le justificatif d'immatriculation,
👉 l'attestation sociale de vigilance,
👉 la liste des salariés étrangers soumis à autorisation de travail.
La liste des salariés étrangers soumis à autorisation de travail est générée et signée directement en ligne via notre partenaire Universign.
Les documents légaux sont mutualisés
Si, plusieurs donneurs d'ordre possèdent un compte Hiveo.
Un fournisseur ne mettra qu'une seule fois ses documents en ligne, et ils seront accessibles par l'ensemble des entités qui en font la demande.
Les documents complémentaires
Les documents complémentaires incluent, entre autres :
👉 Les assurances,
👉 Les attestations fiscales,
👉 Les autorisations administratives d'exercer
👉 Les qualifications.
Les documents à ajouter par un fournisseur dépendent des souhaits de collecte des donneurs d'ordre avec lesquels il travaille.
Les documents complémentaires sont mutualisés.
Par exemple, si plusieurs donneurs d'ordre demandent une attestation de responsabilité civile professionnelle, cette pièce ne sera à mettre qu'une seule fois en ligne. 😉
A noter que, bien que mutualisés, ces documents ne sont accessibles que par les donneurs d'ordre qui ont souhaité les collecter.
Les documents relationnels
Les documents relationnels sont les documents qui sont propres à la relation contractuelle entre un donneur d'ordre et un fournisseur.
Ces documents peuvent être,
par exemple, des conditions particulières ou un questionnaire sécurité. Ils sont le plus souvent à télécharger, à remplir et à signer électroniquement pour être validés par la plateforme.
Ces documents ne sont pas mutualisés.
Ils sont visibles uniquement par le donneur d'ordre qui en a fait la demande.