Pour répondre à l'obligation de vigilance imposée aux donneurs d'ordre et pour centraliser les attestations de leur fournisseurs, la plateforme Hiveo collecte, pour eux, plusieurs types de documents, dont les documents relations.
Retrouvez dans cet article :
Qu'est ce qu'un document relation ?
Les documents relationnels sont les documents qui sont propres à la relation contractuelle entre un donneur d'ordre et un fournisseur.
Il s'agit d'un document spécifique à votre client qui n'est pas émis par une autorité comme Infogreffe ou l'URSSAF. Cela peut être par exemple des Conditions Générales de Vente, ou une attestation sur l'honneur.
Ils sont le plus souvent à télécharger, à remplir et à signer électroniquement pour être validés par la plateforme.
Ces documents ne sont pas mutualisés.
Ils sont visibles uniquement par le donneur d'ordre qui en a fait la demande.
Comment déposer mon document relation sur Hiveo ?
👉 Sur Hiveo, un document propre à la relation que vous avez avec un client s'identifie par la nomenclature du nom de ce dernier : Type de document (Nom de votre client).
Etape 1 : Les documents propres à votre client sont à télécharger directement depuis la plateforme. Pour cela cliquez sur le menu à droite du document concerné et Télécharger le modèle.
Ce bouton est également accessible via les 3 pointillés noirs complètement à droite de la ligne dans le cas où vous aviez déjà déposé une fois ce document au préalable.
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Etape 2 : une fois le modèle téléchargé, vous devrez le remplir à la main puis le scanner en PDF avant de le déposer.
Vous pouvez suivre les mêmes étapes de dépôt que pour un document ordinaire.
Besoin d'aide pour convertir un document en PDF ? 😉
Signer mon document
En fonction du document, vous pouvez avoir à l'imprimer pour le compléter. Pas besoin de le signer à la main. La signature du document se fera directement sur la plateforme ! 😉
Cliquez ensuite sur Signer, vous serez alors redirigé vers notre
prestataire Universign pour signer, en ligne, le document.
❗️Attention : pour signer le document vous devez déclarer avoir tout, pour pouvoir le déposer et le signer.
Si ce n'est pas le cas, vous pouvez inviter sur la plateforme un collaborateur habilité en suivant la démarche dans l'article 👉 Inviter des contacts sur la plateforme
Une fois cette case cochée, vous êtes dirigé vers une seconde page de validation dans laquelle on vous demande d'indiquer un numéro de téléphone portable pour recevoir un sms avec un code unique à inscrire en ligne.
La signature se fait via un code que vous recevez par SMS. Vous devrez entrer un numéro de téléphone mobile. Celui-ci n'est ni enregistré, ni réutilisé : il sert uniquement à la réception du code de sécurité par SMS. Vous pouvez utiliser n'importe quel mobile, même non professionnel.
Vous pouvez également vous référez à notre article sur comment signer un document 😉