❗ Attention : si vous possédez un compte sur la plateforme Attestation Légale ou sur Actradis, vous n'aurez à déposer que les documents relation.
Pour plus d'informations, lire notre article 👉 Vous avez un abonnement à Attestation Légale.
Retrouvez dans cet article :
Comment déposer ses documents ?
Votre tableau de bord Hiveo vous indique le nombre de documents demandés par le ou les clients qui vont ont invité sur la plateforme.
Sous ce bandeau se trouve la liste de ces documents collectés dans votre dossier.
🔹 Je souhaite déposer un document
Etape 1 : passez par l'encart Parcourir au-dessus de la liste des documents, ou par les boutons Déposer sur la droite, pour sélectionner les documents que vous souhaitez déposer.
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Etape 2 : comme sur l'image ci-dessous, après l'analyse de votre document, vous devez sélectionner le type de document que vous êtes en train de déposer (s'il n'est pas déjà reconnu automatiquement).
Une fois le type de document sélectionné, cliquez sur Vérifier pour lancer le traitement automatique de votre document.
🔹 Il est possible que la plateforme ait automatiquement détecté un type de document qui n'est pas le bon.
Dans ce cas :
Cliquez sur le menu déroulant pour visualiser les types de documents demandés dans votre dossier
Sélectionnez le type qui convient, et cliquez sur Vérifier 😊
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Etape 3 : après avoir cliqué sur Vérifier, deux possibilités.
👉 Le document a pu être analysé et validé intégralement et automatiquement par la plateforme : Un message coloré en vert s'affiche pour vous indiquer que votre document est validé instantanément ! 🎉
👉 La plateforme a besoin de quelques renseignements supplémentaires : le bouton Saisir les informations s'affiche.
Voici les différents messages que vous allez voir apparaître :
Ce message apparaît dans le cas où vous devez compléter des informations :
✔ Pour avoir plus d'informations sur le dépôt du justificatif d'immatriculation (Kbis) vous pouvez lire cet article. 🧐
✔ Pour tout savoir sur le dépôt de votre attestation de vigilance (Urssaf), nous avons rédigé un article spécifique.
🔹 Je souhaite valider la liste de salariés étrangers
Etape 1 : pour mettre à jour la liste des salariés étrangers, cliquez sur "Générer" à droite de l'intitulé du document.
De là vous arrivez sur une fenêtre où vous pouvez :
indiquer que vous n'avez pas de salarié étranger (passez directement à l'étape 3 ci-dessous)
télécharger le modèle de liste lu par notre plateforme, à remplir. Nous vous aidons à remplir cette liste.
Attention, la plateforme ne pourra lire que le modèle disponible en téléchargement, en excel. Une liste produite en interne sur un format différent ne pourra pas être analysée, et donc validée.👇👇👇
Etape 2 :
👉 Si vous avez des salariés étrangers : une fois la liste remplie, repassez par le bouton "Générer" puis Parcourir pour insérer votre document au format excel (.xlsx)
Cliquez ensuite sur Signer le document.
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Etape 3 : vous êtes alors dirigé vers notre page de signature électronique où vous n'avez qu'à suivre les étapes indiquées pour signer.
Plus d'informations sur la génération de cette liste des travailleurs étrangers soumis à autorisation de travail dans notre article dédié.
🔹 Je souhaite déposer un document propre à la relation avec mon client
Qu'est-ce que c'est ?
Il s'agit d'un document spécifique à votre client qui n'est pas émis par une autorité comme Infogreffe ou l'URSSAF. Cela peut être par exemple des Conditions Générales de Vente, ou une attestation sur l'honneur.
👉 Sur Hiveo, un document propre à la relation que vous avez avec un client s'identifie par la nomenclature du nom de ce dernier : Type de document (Nom de votre client).
Etape 1 : ces documents sont à récupérer en cliquant sur le bouton "Télécharger le modèle" à droite de la ligne dans le dossier.
Ce bouton est également accessible via les 3 pointillés noirs complètement à droite de la ligne dans le cas où vous aviez déjà déposé une fois ce document au préalable.
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Etape 2 : une fois le modèle téléchargé, rempli, et scanné en PDF, vous pouvez suivre les mêmes étapes de dépôt que pour un document ordinaire (nous vous indiquons tout cela plus haut sur cette page).
Besoin d'aide pour convertir un document en PDF ? 😉
Je ne suis pas concerné par l'un des documents
La liste des documents dans votre dossier est demandé par défaut par votre client à toutes les entreprises qu'il a invité sur Hiveo. Il se peut que l'un de ces documents ne vous concerne pas (une attestation décennale, par exemple).
Si c'est le cas, nous vous indiquons tout cela dans notre article sur la non soumission à un document.