Vous avez besoin d'accéder à des documents précédemment déposés par vos fournisseurs ? On vous explique comme accéder aux archives 🧐
Retrouvez dans cet article
Accéder aux archives des documents
Pour visualiser les versions précédentes d'un document, cliquez sur les 3 pointillés à droite de l'intitulé de celui-ci, puis sélectionnez "Consulter les archives".
Une fenêtre s'ouvrira avec l'ensemble des archives disponibles pour ce document, ainsi que leur période de validité (révolue, bien sûr).
👉 Cliquez directement sur le titre de la version que vous souhaitez consulter pour la visualiser. Vous pourrez également, si besoin, télécharger cette archive en PDF.
🔹 Astuce : consultez les archives d'un autre document du dossier en toute simplicité en cliquant directement sur le menu déroulant de la fenêtre.
N.B. : Vous pouvez accéder à tout moment aux archives d'un établissement pour lequel nous aurions désactivé la relation suite à sa fermeture administrative.
Certaines archives n'apparaissent pas ?
Les archives consultables correspondent aux périodes pendant lesquelles la relation entre votre société et le fournisseur était active.
👉 Plus concrètement : si vous êtes en relation avec une société depuis janvier 2020, vous ne pourrez pas accéder aux documents archivés car déposé avant cette date, alors même que cette société était déjà présente sur Hiveo.
👉 Sur le même principe, si vous collectiez les documents d'une société puis coupez la relation avec celle-ci et que vous réactivez cette relation, vous ne pourrez pas accéder aux archives correspondant à la période sans relation active.
En résumé
✅ Sur l'année 2019, vous êtes en relation avec un établissement tiers sur Hiveo. Vous collectez ses documents. A échéance d'un document, il est classé en archives. Vous pouvez y accéder à tout moment.
❌ En 2020, vous désactivez la relation avec ce fournisseur. Vous ne collectez donc plus les documents pour 2020.
Vous pouvez toujours accéder aux archives de cet établissement datant de l'année précédente.
✅ En 2021, vous travaillez à nouveau avec ce fournisseur : vous réactivez cette relation sur Hiveo et collectez de nouveau ses documents.
Dans ce cas, les archives couvrant l'année 2020 ne seront pas disponibles depuis la plateforme.
Hiveo s'engage contractuellement à garder vos archives pendant 10 ans. Vous pourrez, sur demande auprès de nos services, récupérer ces archives documentaires. Cette demande peut observer un certain délai de traitement.