Lorsqu'un fournisseur dépose un document sur la plateforme, celle-ci en vérifie les dates de validité. Ces dates sont affichées pour chacun des documents constituant le dossier d'une entreprise.
Dès que la date de validité d'un document est dans moins de 30 jours, un décompte s'affiche. 👇
Retrouvez dans cet article :
Les relances automatiques
Une fois cette date des 30 jours passée, la plateforme Hiveo va relancer automatiquement l'entreprise afin que celle-ci actualise son dossier.
La relance se fait toutes les semaines, même une fois la date de validité passée. La plateforme envoie un email aux contacts de l'entreprise pour leur demander de mettre à jour les documents listés. 📨
Les relances manuelles
En plus des relances automatiques effectuées par Hiveo, vous avez la possibilité de relancer manuellement vos fournisseurs.
Nous vous donnons toutes les informations sur cette fonctionnalité dans l'article dédié 👉 les relances manuelles.
Accéder à l'historique des relances
Pour visualiser, l'historique des relances pour un fournisseur, rendez-vous sur sa fiche.
Accédez au menu en haut à droite et choisissez l'option "Voir l'historique de relance".
S'affiche alors sur la liste des relances faites depuis la plateforme 👇
Pour chaque relance, retrouvez 👉 la date à laquelle l'email est parti, l'initiateur de la relance (Hiveo, un de vos collaborateurs) et la liste des documents demandés au fournisseur.
Nous vous en parlons dans notre article 👉 comment suivre les relances effectuées .
🙋♀️Si l'historique de relance est vide alors que votre sous-traitant a des documents qui arrivent à expiration dans moins de 30 jours, c'est que son dossier est géré par Attestation Légale ou Actradis, si il a activé l'option "Standard Opera".
La plateforme, auprès de laquelle votre sous-traitant a un abonnement - s'occupe des relances pour s'assurer de la mise à jour des documents. 😊