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Qu'est-ce qu’un justificatif d'immatriculation ?
Le Justificatif d'immatriculation est la carte d'identité de l'entreprise. C’est l’un des 3 documents légaux imposés par le Code du Travail dans le cadre de la loi sur l’obligation de vigilance.
⚠️ATTENTION⚠️
Ce document est à renouveler tous les 6 mois et que « pour être opposable, l'extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois. » (Site infogreffe)
Voici les types de justificatif d'immatriculation pris en charge par la plateforme :
Extrait Kbis : Pour les sociétés commerciales.
Extrait du Registre National des entreprises (ex D1) : Pour les artisans inscrits au Répertoire des Métiers.
Avis de Situation au Répertoire SIRENE : Pour les professions libérales et auto-entrepreneurs.
Où dois-je récupérer ce document ?
En fonction de votre statut et de la forme de votre organisation (entreprise, société, association, etc.), vous pouvez récupérer comme justificatif d'immatriculation, un des documents ci-dessous sur différents sites internet :
Extrait Kbis
Si vous êtes enregistrés au Registre du commerce et des sociétés, téléchargez votre KBIS en cliquant sur le lien suivant :
Extrait du Registre National des entreprises (ex D1)
Si vous êtes enregistrés à la Chambre des métiers et de l'artisanat, depuis le 1er janvier 2023, le Registre National des Entreprises (RNE) est devenu l'unique organisme d'immatriculation pour les entités françaises exerçant une activité économique.
Les chambres des métiers (CMA) sont en train d'être supprimé et le justificatif d'immatriculation D1 ne sera donc plus délivré. Il est remplacé par l'extrait RNE.
L'extrait RNE peut être récupéré immédiatement et gratuitement via le site de l'INPI.
⚠️ATTENTION⚠️
L'entreprise doit au préalable avoir complété toutes ses formalités, sans quoi le document ne pourra être délivré.
Avis de Situation au Répertoire SIRENE
Si vous exercez une profession libérale en tant que personne physique, téléchargez votre avis de situation au répertoire SIRENE en cliquant sur le lien suivant :
Quelles sont les informations essentielles du document ?
Votre raison sociale, précisée sur le document
Votre SIREN ou SIRET
La date d'émission du document : celui-ci doit dater de moins de 3 mois par rapport à la date de dépôt, comme précisé sur le site Infogreffe, qui indique que « pour être opposable, l'extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois. »
L'authentification de certains documents se fait grâce à un code de vérification, c'est notamment le cas pour les Kbis.
N'hésitez pas à vérifier ces informations pour corriger la lecture de la machine au besoin !
Ou trouver la date d'émission de votre justificatif d'immatriculation ?
⚠️ATTENTION⚠️
Votre document doit dater de moins de 3 mois au moment ou vous le déposer dans votre dossier HIVEO.
Extrait Kbis
Extrait du Registre National des entreprises (ex D1)
Avis de Situation au Répertoire SIRENE
Le code de vérification : Qu'est-ce que c'est ?
Ce code de vérification n'est présent que sur le K-bis.
Pour valider votre document avec succès, nous allons lire le code de vérification qui se trouve sur votre document. Ce code nous permettra une vérification automatique auprès du site d'Infogreffe.
Ou trouver le code de vérification de votre kbis ?
Mon code de vérification n'est pas reconnu, que faire ?
Si c'est votre cas, voici les 2 points à vérifier :
👉 Lors de la lecture du code de vérification de votre document, il arrive que la plateforme confonde ou ait du mal à lire certains caractères.
En effet, un I peut parfois être confondu avec un 1 par exemple.
De ce fait, si le code n'est pas exactement le même, le document ne pourra pas être validé !
Si votre code n'est pas reconnu, Il vous suffit, depuis votre document PDF, de copier ce code puis de le coller dans la case prévue à cet effet.
Relancer ensuite la vérification pour valider le dépôt.😉
Si vous recevez votre Kbis par voie postale, il est possible que le code de vérification ne soit pas présent.
Vous pouvez tout de même déposer votre document, la plateforme vous demandera éventuellement de renseigner manuellement quelques informations importantes.
👉 Votre Kbis est émis par le Greffe d'un Tribunal de Commerce local que le site national ne reconnaît pas.
Vous pouvez tester le code de votre document sur le site national https://www.infogreffe.fr/controle
Vous remarquerez que vous ne pourrez pas entrer le code en entier, et donc le valider.
Malheureusement, sans la validation du code par le site du Greffe, Hiveo ne pourra pas forcer sa validation non plus.
Dans ce cas, pour obtenir un nouveau Kbis, vous avez deux options :
Vous pouvez acheter au cas par cas, un Kbis sur le site d'Infogreffe. Plus simplement, vous pouvez également faire une demande auprès d'Infogreffe pour recevoir automatiquement ce document périodiquement : https://www.infogreffe.fr/documents-officiels/demande-kbis.html
Moins coûteux, il est également possible de s'inscrire sur le site https://monidenum.fr/ sur lequel le mandataire social peut créer un compte et ainsi récupérer un Kbis, gratuitement, à l'inverse d'Infogreffe.
Le site Monidenum est un site officiel et le Kbis récupérable par ce biais est exactement le même que celui d'Infogreffe.